Kindtrack
Type de projet
Application web
Secteur
Associatif / Santé
Livrables
Application web, Rapports
Introduction
Soixante bénévoles, des centaines d'interventions par mois, et tout était géré avec du papier et un stylo. J'ai développé Kindtrack pour digitaliser la gestion des bénévoles de JALMALV Morbihan.
JALMALV Morbihan, membre d'une fédération nationale de 80 associations, accompagne les personnes en fin de vie, leurs proches et les personnes en deuil. Ses soixante bénévoles interviennent en EHPAD et à domicile, et chaque intervention devait être déclarée au siège pour les subventions. Le processus : fiches papier remplies à la main, renvoyées par courrier, ressaisies manuellement par la secrétaire. Un travail chronophage, source d'erreurs et de retards qui mettaient en péril les financements de l'association.
La complexité n'était pas que logistique. Chaque rapport pour la fédération exigeait de croiser des dizaines de données, types d'accompagnement, nombre de personnes aidées, kilomètres parcourus, heures d'intervention par bénévole, que personne ne pouvait consolider correctement à partir de piles de fiches manuscrites parfois illisibles.
Mon approche
Le principal défi n'était pas technique mais humain. Les bénévoles de JALMALV ont entre 50 et 80 ans, et beaucoup n'utilisent un ordinateur qu'occasionnellement. Chaque écran a été conçu avec un seul objectif : qu'un bénévole puisse déclarer une intervention en moins de deux minutes, sans aucune formation. J'ai fait des sessions de test avec les bénévoles à chaque étape du développement, leurs retours ont façonné l'interface. Les boutons sont grands, les textes lisibles, les étapes logiques. Pas de jargon technique, pas de menus cachés, pas de fonctionnalités superflues. L'outil s'efface derrière l'usage.
Kindtrack donne à chaque bénévole un compte personnel accessible depuis n'importe quel appareil. En quelques clics, il déclare son intervention : lieu, personnes accompagnées, nature de l'accompagnement, dates, kilomètres parcourus. Côté association, un tableau de bord centralise toutes les données en temps réel et génère automatiquement les rapports conformes aux exigences de la fédération, plus de ressaisie, plus de délais, plus d'erreurs.
L'impact
Le changement le plus visible n'est pas dans les chiffres mais dans le quotidien de l'association. La secrétaire qui passait trois jours par mois à compiler les fiches papier génère maintenant ses rapports en un clic. Les bénévoles qui hésitaient à rendre leurs déclarations par courrier le font désormais depuis leur téléphone en sortant d'intervention. Et surtout, l'association a découvert des données qu'elle n'avait jamais pu croiser : le nombre réel de kilomètres parcourus, la répartition géographique des interventions, les périodes de forte activité, autant d'informations précieuses pour piloter l'association et argumenter les demandes de subventions.
On est passés du papier et du stylo à une application que tous nos bénévoles utilisent, même ceux qui ne sont pas à l'aise avec l'informatique. Les rapports pour la fédération se font maintenant en un clic. C'est un gain de temps énorme pour l'association.
Marie-Christine Le Goff
Présidente, JALMALV Morbihan
BetOptimizer
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